Jak budować odporność psychiczną pracowników na sytuacje kryzysowe?

“Jak budować odporność psychiczną pracowników i przygotować się na przyszłe sytuacje kryzysowe, na powrót pandemii oraz związane z tym izolację i zmiany?” To pytanie klienci zadają mi coraz częściej. Organizacje poradziły sobie ze zmianami wymuszonymi przez pandemię lepiej lub gorzej. Teraz chcą przygotować się na to, aby lepiej radzić sobie z sytuacjami kryzysowymi w przyszłości.

Czym jest odporność psychiczna pracowników na sytuacje kryzysowe?

Odporność Psychiczna to cecha osobowości, która w dużym stopniu determinuje to, na ile skutecznie radzimy sobie z wyzwaniami, stresorami i presją, niezależnie od okoliczności. Zwykle dobrze radzimy sobie w standardowych sytuacjach, ale w trudnych już nie, co widać w czasie pandemii. Odporność psychiczna odpowiada właśnie za naszą gotowość na nowe, trudne sytuacje.

W przełożeniu na rzeczywistość biznesową, to umiejętność utrzymania tej samej energii i pozytywnego nastawienia w działaniu, zdolność i chęć do szukania nowych rozwiązań pomimo braku sukcesu. To umiejętność skupienia się na aktualnym zadaniu i nie uleganie rozproszeniu. Powstrzymanie się nawet w myślach od szukania wymówek i narzekania oraz trzymanie emocji na wodzy. To umiejętność spojrzenia na problem z dystansem, zdolność do kontynuowania tego co się robi mimo przeciwności. Umiejętność zachowania spokoju i stoickiego podejścia.

W tym artykule dowiesz się, jak budować odporność psychiczną pracowników przez strategiczne zadbanie o ich energię: energię osobistą i energię zespołu.

Co menedżer i HR Partner mogą zrobić, aby pomóc pracownikom w lepszy sposób zarządzać energią?

W zarządzaniu energią kluczowe jest balansowanie między pełnym zaangażowaniem a całkowitą regeneracją. Energii nie możemy oszczędzać i jej niezużywanie wcale nie prowadzi do pomnażania tego zasobu.

Oczywiście każdy człowiek może sam zarządzać swoją energią, wpływając na nią w czterech obszarach. Ale do pełnego wykorzystania tej energii, do optymalnego nią zarządzania potrzebne jest wsparcie menedżerów i całej organizacji. Dużo zależy od stylu pracy, a ten jest promowany przez menedżerów i organizację. Kultura organizacyjna może wspierać lub obniżać efektywność.

ENERGIA MENTALNA: koncentracja i skupienie na priorytetach

„Nie wystarczy być pracowitym jak mrówka. Trzeba wiedzieć, w co tę pracowitość inwestować” (H.D. Thoreau)

Pracownicy skarżą się na to, że ich praca jest ciągle przerywana (82%). Jeszcze niedawno wielozadaniowość była bardzo poszukiwana w wielu ofertach pracy. Firmy zdają już sobie w większości sprawę z negatywnych tego konsekwencji. Koszty powrotu do pełnej koncentracji po rozproszeniu się są bardzo duże (przedstawia to „efekt piły”).

Problem w tym, że sami pracownicy są uzależnieni od rozproszeń. Wielu z nas przyznaje, że nie jest w stanie pracować bez ciągłego sprawdzania poczty i telefonu. Jesteśmy uzależnieni od bodźców. Podążamy za nimi. Z jednej strony narzekamy na rozproszenia, z drugiej chętnie odrywamy się zadania wymagającego skupienia.

Co może zrobić organizacja, żeby zadbać o energię mentalną pracowników i w ten sposób budować ich odporność psychiczną?

• Umożliwić i zachęcić do wyłączania powiadomień (komunikatory, e-maile, wiadomości tekstowe itd.). Zachęcić do sprawdzania wiadomości w określonych blokach czasowych.
• Ustalić w ramach zespołów zasady organizacji pracy i komunikacji. Ludzie często wywierają na siebie nawzajem presję, mimo że nie ma takiej potrzeby lub sprawa nie jest priorytetowa.
• Ustalić dzień bez spotkań (również tych online). Nie organizować długich spotkań w czasie największej efektywności. Większość ludzi jest bardziej skupiona przed południem niż po obiedzie.
• Nie wymagać i nie doceniać dostępności poza godzinami pracy. Z tych badań przeprowadzonych podczas pandemii wynika, że dla wielu pracodawców elastyczność pracy oznacza pracę po godzinach. Znam menedżerów, którzy po pracy wysyłają pracownikom wiadomości korzystając z mediów społecznościowych. Taka ciągła dostępność sprawia, że jesteśmy w ciągłym napięciu.
• Jasno określić priorytety
• Wprowadzić retrospektywy, czas na podsumowanie i refleksję. To nam potrzebne do pogłębienia zrozumienia, nadania sensu. Jeśli ulegamy presji czasu, spłaszczamy treści i trudniej jest nam ustalić priorytety.

Żeby nie zabijać energii osobistej pracownika przyjrzyj się temu, czy:

1. pracownik jest ciągle podłączony do komunikatora, e-maila, sieci i czy ma zgodę na bycie odłączonym
2. w firmie akceptuje się mikrozarządzanie
3. pracownicy mają jasne priorytety i kierunek działania? Wiedzą, czym się kierować podejmując decyzje?
4. Czy pracują zgodnie z biologią? Czy mają i jak wykorzystują przerwy? Kiedy odbywają się spotkania, ile trwają?

ENERGIA EMOCJONALNA: dobra atmosfera i docenienie

Emocje kierują działaniem. Radość, ekscytacja czy ciekawość wyzwalają motywację. Strach, niepokój, frustracja powodują odwrotny skutek. Emocje to stan psychiczny, który wywołuje określony priorytet działania – to działanie będzie zaangażowane tylko wtedy, jeśli emocje będą pozytywne.

Jak wpływać na energię emocjonalną w organizacji i wzmacniać odporność psychiczną zespołu na sytuacje kryzysowe:

• Pytaj pracowników, czego potrzebują. Nie zakładaj, że to wiesz.
• Akceptuj emocje ludzi. To, że Ty czujesz coś innego, nie znaczy, że tylko to jest właściwe. Każdy ma prawo do swoich emocji, jeśli odczuwa strach lub niepokój, zaakceptuj to, nie zaprzeczaj i nie zmieniaj tego na siłę.
• Rozmawiaj, słuchaj.
• Zastanów się, jak organizacja wprowadza zmiany. Czy pracownik jest zaangażowany w zmianę czy tylko o niej informowany? Pamiętaj, że brak pełnej informacji powoduje niepokój i zaczynamy dopowiadać sobie to, czego nie wiemy.
• Jak rozmawiasz z pracownikami podczas zmian? Zmiany i trudności, a z tym niewątpliwie wiąże się pandemia i zmiany w organizacji pracy, powodują stres. Pracownicy potrzebują teraz troski i zaopiekowania się ich emocjami.
• Jak celebrujecie sukcesy? Czy nie brakuje na to czasu?
• Technologia umożliwia i sprzyja pracy i życiu w samotności. Ale to relacje dają nam szczęście i energię. Czy pracownicy mają przestrzeń i narzędzia na rozmawianie ze sobą, poznanie się, budowanie relacji?

Wyniki badania „Global Wellbeing” (Instytut Gallupa i Healthways) pokazują, że Polacy nie dbają o siebie. Dlatego organizacje powinny do tego zachęcać, inspirować i umożliwiać.

ENERGIA FIZYCZNA: regeneracja i dobre nawyki

W zarządzaniu energią ważne jest nie tylko to, ile mamy energii, ale też jakiej jest ona jakości. Możemy pracować zrywami, albo po prostu mieć energię. Zrywom sprzyja cukier, węglowodany proste, kofeina, energetyki, a na poziomie hormonalnym kortyzol i adrenalina. Za pracę zrywami płacimy.

Michał pracuje w IT. Praca przy biurku w tej samej pozycji pogłębia ból kręgosłupa. Po pracy zamiast poćwiczyć, Michał kładzie się na kanapie, na bolące plecy bierze tabletkę. Do kanapy pasuje telewizja, internet, alkohol. Na drugi dzień jest zmęczony i bez energii, więc zaczyna dzień pracy od energetyka i ciastka. I tak dalej.

Jako menedżer/ HR Partner zwróć uwagę na to:

• Czy pracownicy jedzą w trakcie pracy? Gdy spada poziom glukozy, spada nasza koncentracja, energia i odporność psychiczna. Głodni stajemy się poirytowani, zaś objedzeni – gnuśni i ospali.
• Inspiruj do zmiany nawyków organizując mini-szkolenia czy dzielenie się wiedzą i umiejętnościami kulinarnymi pracowników
• Czy wspierasz przerwy w pracy i podczas spotkań? Gdzie odbywają się spotkania, czy jest tam światło, czy miejsce jest wywietrzone? Czy dbasz o odpowiednią dynamikę oraz przerwy w trakcie spotkań online?
• Czy w trakcie pracy mogą zmienić pozycję? Warto zmieniać pozycję z siedzącej na stojącą, są biurka taką zmianę umożliwiające. Zadbaj o ergonomię i pomóż pracownikom zorganizować ergonomiczne stanowiska pracy w domu, jeśli pracują zdalnie.
• Jakie nawyki zarządzania energią fizyczną ma kadra menedżerska? 

Jak budować odporność psychiczną pracowników? Menedżerze, rozpoznaj zanim zaczniesz działać

Jakość (nie tylko ilość) energii jest bardzo ważna i tu wracamy do tematu odporności psychicznej. Jeśli w pracy masz energię wysoką ale negatywną, jeśli towarzyszy Ci niepokój, złość, strach, po pracy trudno o regenerację. Często czujemy się wtedy zbyt wyczerpani, żeby robić to, co sprawia radość i ładuje baterie: spotkać się z ludźmi, poćwiczyć, pójść do kina itp. Brak regeneracji pogłębia negatywny stan emocjonalny, spada koncentracja, poczucie sensu. To powoduje, że nigdy tak naprawdę nie wychodzimy z pracy, jesteśmy tam cały czas myślami. A do pełnej regeneracji potrzebujemy pełnego oderwania.

Żeby wróciło zaangażowanie, kreatywność, poczucie sensu, potrzebujemy odblokować rezerwy energetyczne. Warto zacząć od analizy obszarów energetycznych i zdiagnozować główne bariery efektywności.

W której strefie jesteś?

Przeczytaj też:

Jak zadbać o zdrowie psychiczne pracowników?

Szkolenia online na czas pandemii

Bibliografia:

1. Peter Clough, Daug Strycharczyk „Odporność psychiczna. Strategie i narzędzia rozwoju”
2. Maria Magdalena Gulewicz „Jak odzyskać utraconą skuteczność”
3. Tony Schwartz „Taka praca nie ma sensu”
4. Tony Schwartz, Jim Loehr „The power of full engagement”
5. Raporty Human Power „Praca, moc, energia” 2017, 2018, 2019